Gizlilik ve Veri Koruma

Links çalışma ortamınızda neleri toplar ve bu verileri nasıl işler

İÇİNDEKİLER

Rolümüz

Links; toplantı odalarını, masaları, pod'ları, kiosk'ları, oda panellerini ve sensörleri takvimlerinizle ve çalışanlarınızla birleştiren bir çalışma alanı platformudur. Bir kurum Links'i kullandığında hangi verilerin hangi amaçla işleneceğine o kurum karar verir. Kurum veri sorumlusu, Links ise kurum adına veriyi işleyen veri işleyen konumundadır.

Links yalnızca sizinle kendi ilişkimizi yürütmek için gereken veriler bakımından veri sorumlusudur: hesap yönetimi, faturalama, destek ve hizmete ilişkin iletişim.

Tanımlar

"GDPR", değişiklikleri dahil olmak üzere (AB) 2016/679 sayılı Genel Veri Koruma Tüzüğü'nü ifade eder.

"KVKK", değişiklikleri dahil olmak üzere 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nu ifade eder.

Çalışma Ortamından Toplanan Veriler

Links cihazları ve bağlı sensörler kişiler hakkında değil, alanlar hakkında veri toplar:

Doluluk: bir odanın, masanın ya da pod'un dolu olup olmadığı. Sensörler yalnızca dolu veya boş bilgisini iletir; görüntü, video ya da ses kaydetmez.

Ortam ve enerji: bağlı alan ve cihazların güç durumu ve enerji tüketimi gibi ölçümler.

Cihaz durumu: panellerin, kiosk'ların ve gateway'lerin çevrimiçi olup olmadığı, yazılım sürümleri ve çalışmalarını sürdürmek için gereken teknik kayıtlar.

Bu veriler anlık müsaitliği göstermek, kullanılmayan rezervasyonları serbest bırakmak ve kurum için kullanım ve enerji raporları üretmek amacıyla kullanılır.

Kullanıcılardan Toplanan Veriler

Links yalnızca hizmeti sunmak için gereken kişisel verileri toplar: ad, iş e-postası, kullanıcının bağlı olduğu kurum ve rol, giriş zamanları ve Links web paneli ile mobil uygulamanın nasıl kullanıldığı.

Takvim bağlantısı

Oda panelleri ve kiosk'lar ilgili alanın yaklaşan rezervasyonlarını gösterir. Oda, masa ve pod rezervasyonu oluşturmak ve göstermek için kurumun Microsoft 365 veya Google Workspace takvimine erişim gerekir. Links yalnızca ihtiyaç duyduğu rezervasyon bilgilerini okur (düzenleyen, saat, kurum izin veriyorsa başlık ve katılımcılar) ve toplantı bittikten sonra kullanım analizi için rezervasyon meta verisini saklar. Saklama süresi kurum bazında belirlenir; rezervasyon içeriği silinirken toplu istatistikler korunabilir.

Ziyaretçiler ve kimlik doğrulama

Kurum ziyaretçi kaydını kullanıyorsa Links ziyaretçinin adını, iletişim bilgilerini, ev sahibini ve ziyaret zamanını işler. Girişte NFC kart veya QR kod kullanılıyorsa Links kartın kendisini değil, karta ait bir referansı saklar.

İsteğe bağlı analiz

Web sitemizde ve uygulamalarımızda ürün analizi yalnızca açık rızanızla çalışır ve rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz. Oturum kaydı kullanılmaz.

Links kişisel verileri satmaz ve müşteri verilerini reklam amacıyla kullanmaz. Güncel koşullara her zaman Kullanım Koşulları ve Gizlilik Politikası sayfalarımızdan ulaşabilirsiniz.

Verilerin İşlenmesi

Müşterilerimizin verileri, fikri mülkiyeti ve diğer gizli bilgileri Links'e duyulan güvenin temelidir. ISO 27001 sertifikalı bir bilgi güvenliği yönetim sistemimiz ve ISO 42001 sertifikalı bir yapay zeka yönetim sistemimiz bulunmaktadır. Kişisel verileri yetkisiz veya hukuka aykırı işlemeye, kazara kayba, yok olmaya ya da zarar görmeye karşı korumak için teknik ve idari tedbirler uygularız. Bu tedbirler kişisel verilerin saklanmasını, silinmesini ve erişim kontrolünü kapsar.

Cihazlar, uygulamalar ve sunucularımız arasındaki veri trafiği TLS ile şifrelenir.

Her kurumun verisi mantıksal olarak ayrılır; kurum içindeki erişim, yöneticilerin tanımladığı rol ve yetkilere göre çalışır.

Müşteri verilerine yalnızca işi hizmetin işletilmesi veya müşterilere destek verilmesiyle ilgili olan yetkili Links teknik ve customer success personeli, yalnızca bu amaçla erişebilir.

Müşteri verileri Avrupa Birliği'nde barındırılır: uygulama ve veritabanı Amsterdam'da (Hollanda), gerçek zamanlı ve cihaz servisleri Frankfurt'ta (Almanya). Bir hizmet sağlayıcının verileri Avrupa Ekonomik Alanı veya Türkiye dışında işlemesi halinde GDPR ve KVKK'nın öngördüğü aktarım güvencelerine dayanırız.

Saklama ve Silme

Kişisel verileri yalnızca toplandıkları amaç için gerekli olduğu ya da mevzuatın öngördüğü süre boyunca saklarız. Kurumlar rezervasyon verilerinin ne kadar süre saklanacağını ayarlayabilir. Abonelik planına göre üründe görünen geçmiş, verinin ne kadar saklandığından bağımsızdır.

Bir kurum Links kullanımını sonlandırdığında veya bir kullanıcı hesabı silindiğinde, ilgili kişisel veriler yasal saklama yükümlülükleri (örneğin fatura kayıtları) dışında silinir ya da anonim hale getirilir. Kullanıcı bir çalışma alanının tek sahibi ise ortak kurum verilerinin kaybolmaması için hesap silinmeden önce sahipliğin devredilmesi gerekir.

Haklarınız

GDPR ve KVKK kapsamında kişisel verilerinize erişme, düzeltilmesini, silinmesini veya işlenmesinin kısıtlanmasını isteme, işlenmesine itiraz etme ve verilerinizin bir kopyasını taşınabilir biçimde alma haklarına sahipsiniz. Rızaya dayanan işlemlerde rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz.

Links'i işvereniniz veya başka bir kurum aracılığıyla kullanıyorsanız, verilerinizin nasıl işleneceğine o kurum karar verdiği için öncelikle o kuruma başvurun. Talebinizi yanıtlamasında kuruma destek oluruz.

Haklarınızı kullanmak veya gizlilikle ilgili sorularınız için [email protected] adresine yazabilirsiniz. Ayrıca Türkiye'de Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na, AB'de ise bulunduğunuz ülkenin veri koruma otoritesine şikayette bulunma hakkınız vardır.